Projectcoördinator

De rol

Als projectcoördinator zorg je ervoor dat klantprojecten van begin tot eind soepel verlopen. Vanaf het moment dat een order binnenkomt, ben jij het belangrijkste aanspreekpunt voor de klant. Je stelt een helder projectplan op, zorgt voor afstemming binnen de organisatie en pakt wijzigingen of problemen direct aan. Je werkt voornamelijk met de Nederlandse markt, maar hebt ook af en toe contact met internationale klanten. Je rapporteert aan de projectleider en werkt binnen het operationele team. Jouw succes wordt gemeten aan de hand van tijdige levering, een goede voorbereiding voor de installatie, tevreden klanten en heldere communicatie en documentatie.

Wat ga je doen?

• Projectaanmelding en -planning.
• Coördinatie met klanten en belanghebbenden.
• Voorbereiding van de locatie, ondersteuning bij de installatie en inbedrijfstelling.
• Beheer van veranderingen, risico's en escalaties.
• Garantie, aftersales en ondersteuning gedurende de gehele levenscyclus.
• Procesverbetering en gegevensbeheer.

Wat neem je mee?
• Bachelordiploma in projectmanagement, bedrijfskunde, communicatie of een verwant vakgebied (of gelijkwaardige ervaring).
• Minimaal 2 jaar ervaring in projectcoördinatie/management; ervaring in verkoopondersteuning of accountmanagement is een pré.
• Klantgericht, sterke communicator, goed georganiseerd en stressbestendig.
• Praktisch, proactief en oplossingsgericht.
• Technische aanleg; ervaring met verlichting, besturingstechniek of elektrotechniek is een pluspunt.
• Ervaring met of bekendheid met de tuinbouw-/glasteeltsector is een pluspunt; de nieuwsgierigheid om snel meer te leren over de omgeving van de telers is essentieel.
• Nederlands (moedertaal of tweetalig) en professioneel Engels (schriftelijk en mondeling).
• Ervaring met of bekendheid met de tuinbouw-/glasteeltsector is een pluspunt; de nieuwsgierigheid om snel meer te leren over de omgeving van de telers is essentieel.

Wat wij bieden
• Een sleutelrol binnen een groeiende organisatie voor tuinbouwtechnologie.
• Volop verantwoordelijkheid en ruimte voor je eigen inbreng.
• Internationale ervaring: samenwerken met klanten en collega's in meerdere regio's, waaronder Noord-Amerika en Europa.
• Sterke, multidisciplinaire samenwerking met Operations, After-Sales, Supply Chain en technische experts.
• Training en ontwikkeling om expertise op te bouwen in tuinbouwverlichtingssystemen, -besturing en klantondersteuning.

Geïnteresseerd?
Als je het leuk vindt om complexe projecten te coördineren, nauw samen te werken met klanten en een vlekkeloze uitvoering van bestelling tot installatie te garanderen, dan horen we graag van je. Stuur je cv en een korte motivatiebrief waarin je je ervaring met projectcoördinatie en je klantgerichte instelling toelicht. Of misschien wil je eerst eens een kijkje nemen in ons bedrijf?

E-mail naar careers@gavitainternational.com.


Meer informatie over verantwoordelijkheden:

Projectaanvraag en -planning
• Leid de overdracht van verkoop naar operationele processen en de orderontvangst als een klantgerichte teaminspanning: stem af met de verkoopafdeling om de scope, mijlpalen, vereisten, deliverables en verantwoordelijkheden (intern/extern) te bevestigen, en zorg voor gedeeld eigenaarschap en een naadloze klantervaring.
• Het volledige projectproces opzetten, afstemmen en bewaken, van orderontvangst tot installatie/inbedrijfstelling en uiteindelijke acceptatie.
• Stel het projectplan op en houd dit bij, en deel duidelijke statusupdates, acties en afhankelijkheden met alle betrokken collega's.
• Coördineer met de afdelingen Planning, Supply Chain en Logistiek met betrekking tot productieslots, verzendtijden, levertijdvensters en gereedheid van de locatie.

Coördinatie met klanten en belanghebbenden
• Fungeren als primair aanspreekpunt voor klanten (telers) en het verkoopteam zodra de bestelling is overgedragen.
• Coördineer met derden, zoals installateurs, integrators en adviesbureaus, om planningen, verantwoordelijkheden en resultaten op elkaar af te stemmen.
• Zorg voor gestructureerde projectcommunicatie: notulen van vergaderingen, actieoverzichten, besluitverslagen en duidelijke opvolging van openstaande punten.

Voorbereiding van de locatie, installatieondersteuning en inbedrijfstelling
• Bezoek klantlocaties indien nodig (bijv. voor het opmeten van beugels, het controleren van de lay-out, het uitvoeren van installatierondleidingen en het controleren van de gereedheid).
• Coördineer de installatie- en inbedrijfstellingsactiviteiten met de applicatie-/technische ondersteuning, inclusief het instellen van de besturing, het configureren van de dimfunctie en het uitvoeren van functionele controles.
• Zorg voor klantondersteuning: organiseer overdrachtssessies en basisgebruikerstrainingen, zodat de klant na de ingebruikname het systeem vol vertrouwen kan bedienen.

Wijzigings-, risico- en escalatiebeheer
• Bewaak het projectbudget en de kostenfactoren (logistiek, materialen, diensten) en rapporteer afwijkingen en corrigerende maatregelen aan het management.
• Rapporteer intern aan Planning en Operations wanneer door de klant geïnitieerde wijzigingen (bijv. bouwvertragingen) de levering of uitvoering beïnvloeden; stel maatregelen voor om de gevolgen te beperken.
• Rapporteer en stem extern af met de verkoopafdeling en/of klanten wanneer er risico's zijn met betrekking tot levering, installatie of uitvoering (bijv. vertragingen, ontbrekende randvoorwaarden of toegangsbeperkingen).

Garantie, service na verkoop en ondersteuning gedurende de gehele levenscyclus
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor de klant met betrekking tot projectgerelateerde problemen en klachten (garantie, dimmen/bediening, serviceaanvragen, installatieproblemen).
• Garantieclaims registreren, volgen en afhandelen; samenwerken met het aftersales-team, de kwaliteitsafdeling en de reparatie-/serviceafdelingen om een snelle en transparante afhandeling te garanderen.
• Coördineer serviceacties zoals vervangingsplanning, het ophalen van serviceonderdelen of het uitvoeren van probleemoplossingsbezoeken op locatie, en zorg voor feedbackloops naar Product/R&D en Kwaliteit.

Proces, data en continue verbetering
• Rapporteer de projectvoortgang, risico's en resultaten op een gestructureerde en tijdige manier aan de projectleider/het management.
• Zorg voor een complete projectdossieropbouw en archivering (contracten, tekeningen, plannen, besluiten, overdrachtsdocumenten, claims) ter naleving van de regelgeving en voor operationele continuïteit.
• Zorg voor accurate projectgegevens en -documentatie in onze systemen (CRM/ERP/projecttools) om traceerbaarheid en een soepel intern werkproces te garanderen.
• Bijdragen aan het verbeteren van standaardwerkprocessen: checklists, sjablonen, procedures voor inbedrijfstelling/overdracht en geleerde lessen om terugkerende problemen te verminderen en de uitvoering te versnellen.
• Ondersteun andere operationele taken waar nodig en draag bij aan een cultuur waarin de klant centraal staat en waarin samenwerking centraal staat.